Każdy kupiec prędzej czy później stanie przed dylematem – jak kupić coś, o czym nie mam pojęcia? Oczywiście na ratunek pierwszymi kołami ratunkowymi są: telefon, e-mail, wyszukiwarka Google. Innymi słowy, chaotyczne poszukiwania jedynej słusznej specyfikacji.
Powodów frustracji można tu mnożyć:
- przedmiot zakupu jest zawiły technologicznie,
- zlecenie stworzenia specyfikacji na zewnątrz znacząco podnosi koszt całkowity zakupu, przez co stałby się nieefektywny,
- zakupu dokonujemy pierwszy raz – i być może ostatni.
Zakupowy trójkąt
Niniejszy artykuł zahacza o tematykę, którą poruszyliśmy z Mateuszem w ramach serii “Zakupowy Trójkąt”. Jednak z wyjątkami. W filmie omówiliśmy Macierz Kraljica oraz drugi ważny wykres, które każdy Dział Zakupów znać powinien, a na których nie będę się koncentrować w niniejszym tekście.
Dodatkowe materiały
Pobierz bezpłatny rozdział Zarządzanie zakupami 2. Czyli od praktyków dla praktyków: Rozdział 3, Praktyki w negocjacjach handlowych.
Polecam także artykuły, w których szerzej omawiam te zagadnienia:
- Macierz Kraljica w zakupach. Jak ustalić strategię zakupową? link do artykułu
- Co oznacza w zakupach RFX? Zapytanie o cenę (RFQ), propozycję (RFP) lub informację (RFI) link do artykułu
Jak kupić efektywnie?
Efektywnie zorganizowanie zakupów jest kluczowe dla funkcjonowania organizacji. Wasza polityka zakupowa (regulamin) powinna być nastawiona na zwinność w procesie, czyli:
1. Nie znam się na tym co kupuję, więc zaczynam od zapytania o informację. Przykłady RFI znajdziecie pod linkami:
– zakup usługi do audytu ISO ISO 27017 i ISO 27018 (link)
– badanie opinii publicznej (link).
Kluczowym w procesie jest… pytanie o pytania, np. “Proszę o zadanie pytań, które pozwolą na wyceny usługi w drugim etapie”.
2. Nie szukam ręcznie, a wspieram się dedykowanymi rozwiązaniami dla zakupów. Przykład? Sourcing na platformazakupowa.pl z bazą ponad 170 tys wykonawców.
Obecnie wystarczy przy zapytaniu podać z wyszukiwarki kod CPV, przykład:
Co to są kody CPV i jak mogą mi pomóc w poszukiwaniach dostawcy?
Posłużmy się przykładem z poprzedniego akapitu. Po wpisaniu słowa kluczowego w wyszukiwarkę pojawiły mi się trzy wyniki wg kodów CPV. Wyszukiwarka ma wbudowany słownik zamówień, wspólny dla całej UE, który standaryzuje poszukiwania właściwego dostawcy. Wyszukując słowo kluczowe należy wskazać, który z nich jest bardziej właściwy.
Co dalej? Reszta należy do systemu, który zaprosi Dostawcę z bazy platformazakupowa.pl. Jeżeli chcecie doprosić do procesu znanych sobie dostawców, można to zrobić poprzez wskazanie właściwego adres e-mail.
Gdybyście chcieli sprawdzić ilu jest dostawców w bazie pod danym kodem CPV, to możecie sprawdzić to w zakładce “Wykonawcy” w ramach postępowania. W zapytaniach o informację, do których linki podałem w pierwszym akapicie, na odpowiedzi czekałem odpowiednio 6 i 15 dni. Zależy to od tego, czy czas gra kluczową rolę w procesie. W przypadku audytu ISO nie zależało mi na terminach, gdyż postępowanie planowałem z większym wyprzedzeniem. Jeżeli jakiś dostawca odpowie na zaproszenie, to algorytm weryfikuje czy dobrze dobrałeś CPV oraz informuje innych dostawców wg własnego klucza. Robimy to mądrze, czyli dostawca maksymalnie raz dziennie otrzymuje od nas informację na maila z dopasowaniami wszystkich postępowań do jego profilu. Bez spamu.
Zebrałem informacje, jaki jest kolejny krok?
Po przeprowadzeniu zapytania o informację wystarczy… odpowiedzieć na zadane pytania przez dostawców. Zwykle otrzymacie od kilku do kilkudziesięciu pytań. Ich mocną stroną jest to, że odpowiadając tworzymy opis tego, co kupujemy. Dzięki temu bez zbędnych formalności i z otwartością na szukanie rozwiązań wypracujecie specyfikację. Wystarczy z tymi pytaniami iść do partnera biznesowego, dla którego realizowany jest zakup. Korzystając z wiedzy dostawców, kupuję szybciej i efektywniej. Szacuję, że 50% możliwych oszczędności jest wypracowana na tym etapie procesu. Dalsze kroki zależą od tego co kupujemy. W moim przypadku przy zapytaniu o badanie opiniii udało się stworzyć na tyle precyzyjną specyfikację po udzieleniu odpowiedzi na pytania wykonawców, że w kolejnym kroku procedowałem zapytanie o cenę (RFQ). W przypadku wyboru firmy certyfikującej istotne było dla nas flow z wykonawcą, więc po odrzuceniu ofert niespełniających naszych wymagań (doświadczenie), zaprosiłem wybrane firmy do złożenia ofert w formie ich propozycji (RFP). Wybraliśmy wraz z zespołem 3 firmy z najniższym budżetem i zorganizowaliśmy spotkanie online. Na ostatnim etapie nie sugerowaliśmy się ceną, tylko tym jak dany dostawca rozwiązuje nasz problem. W spotkaniu uczestniczyliśmy w trzy osoby. Wszyscy zgodnie odrzuciliśmy jednego z wykonawców, a w przypadku pozostałych dwóch głosy były podzielone, więc zdecydował lider projektu biorący odpowiedzialność za certyfikację ISO w naszej firmie.
Autor: Zespół BIZNESowa