biznesowa - wpis (901 x 560 px) - mniejs (1)

Co oznacza w zakupach RFX? Taktyka zakupowa.

W niniejszym artykule skupimy się na poziomie taktycznym, czyli na ostatnim wspomnianym składniku. Ścieżka zakupowa (z ang. RFX – Request for X — zapytanie o…) odpowiada na pytanie: jakie kroki powinniście przejść, by kupić dokładnie to, czego potrzebujecie?

W poprzednim artykule (zobacz) wspominałem, że trzema składowymi efektywnych zakupów są:

  • odpowiednia kategoryzacja zakupów,
  • baza aktywnych dostawców,
  • oraz odpowiednia ścieżka zakupowa.

 

Trzy rodzaje zapytań RFX

Wyróżniamy trzy rodzaje zapytań, stanowiących elementy ścieżki:

[1] z ang. RFI − Request for Information − zapytanie o informację

[2] z ang. RFP − Request for Proposal − zapytanie o propozycję

[3] z ang. RFQ − Request for Quotation − zapytanie o cenę

W celu ich scharakteryzowania posłużę się rysunkiem poniżej. Warto byście zwrócili uwagę, że na tym poziomie z wykresu Kraljica zamieniamy wpływ na wynik finansowy na częstotliwość zakupu. Gdy kupujemy coś, na czym się  nie znamy, to częstotliwość zakupu jest niska. Rośnie zatem ryzyko wyboru i przesuwamy się w kierunku zapytania o informację (RFI).

 

platforma zakupowa - metodyka zakupowa od informacji po cenę
Rysunek. Metodyka zakupowa w zależności od ryzyka i częstotliwości zakupów
Źródło: opracowanie własne
Dodatkowe materiały

Kompleksowo o poruszanych tematach rozmawialiśmy w ramach serii „Zakupowy Trójkąt”.

Jak dobrać odpowiedni RFX?

Posłużmy się przykładem. W ramach działań marketingowych chcieliśmy nakręcić film rysunkowy pokazujący różnicę pomiędzy standardowym procesem zakupowym a procesem realizowanym na platformie zakupowej. Dodam, że zupełnie się na tym nie znaliśmy i w swoim zespole nie mieliśmy wiedzy merytorycznej dotyczącej tworzenia filmów rysunkowych. Nigdy wcześniej nie negocjowaliśmy podobnego zlecenia, więc  częstotliwość zakupów w tym obszarze była zdecydowanie niska (precyzyjnie: bliska zeru). Opisaliśmy krótko jaka jest nasza potrzeba i jakie cele musi ten film realizować. Napisanie RFI zajęło mi ok. 30 minut. W RFI zapytaliśmy oferentów o:

– Trzy najlepsze realizacje,

– Co potrzebują, aby wycenić stworzenie filmu rysunkowego?

– Dlaczego to oni powinni być wybrani?

Poza tym zadaliśmy pytania jak długo zazwyczaj trwa realizacja takiego filmu i jakie są oczekiwanie wobec nas. Ważną rolę odegrała platformazakupowa.pl, która pozwoliła nam dotrzeć do bazy wykonawców i pozyskać 13 informacji zwrotnych.

Otrzymałem z rynku informacje, ale co dalej?

Kolejne etapy ścieżki zakupowej zależą od prowadzącego. Ten z kolei będzie brał pod uwagę, jaka to kategoria zakupowa. Kluczowe na tym etapie jest zebranie pytań od wykonawców, aby móc z nimi iść do partnera biznesowego (wewnętrznego), który zgłaszał potrzebę zakupu filmu. Udzielenie odpowiedzi na te pytania pozwoli określić Wasze potrzeby i jest to pomocne, aby partner biznesowy na podstawie odpowiedzi określił kierunek. Odważany kupiec zada pytanie dlaczego chcecie ten film, wypyta o szczegóły celu (co ma on dać). Może się bowiem okazać, że po przeprowadzeniu RFI, które przedstawi problem i budżet… film wcale nie jest najefektywniejszym sposobem do osiągnięcia celu.  Wszystko zależy od wykonawców usługi, którzy być może zaproponują inną drogę do zaspokojenia potrzeby. Potrzebą w naszym przypadku było wypromowanie platformazakupowa.pl jako efektywniejszego niż tradycyjny e-mail narzędzia do pozyskiwania ofert. Do tego potrzebny jest właśnie kupiec, gdyż on powinien bez emocji spoglądać na proces zakupowy. W każdym razie kolejnym etapem ścieżki było zapytanie o propozycje (RFP). Gdyby był to prostszy zakup lub taki, gdzie częstotliwość jest większa, to wybralibyśmy zapytanie o cenę (RFQ).

Specyfika zapytania o propozycję (RFP)

Zapytanie o propozycję (RFP) robię zawsze wtedy, gdy nie opłaca mi się robić spersonalizowanego opisu przedmiotu zamówienia. Polegam w takich sytuacjach na rozwiązaniach dostępnych na rynku wybierając to, które najlepiej wpasowuje się w moje potrzeby i ma zadowalający budżet. Przykład: w przypadku systemów teleinformatycznych, różnica w cenie za rozwiązanie spersonalizowane w stosunku do systemów w SaaSie może być nawet 10-20 razy droższe. Oczywiście jeśli na poprzednim etapie (RFI) pytałem o doświadczenie, to na tej podstawie do zapytania o propozycję (RFP) mogę zaprosić tylko trzech najlepszych wykonawców.

Wszystko zależy od kategorii zakupowej z jaką mamy do czynienia (czytaj więcej). Po zebraniu ofert jest wysoce prawdopodobne, że będziemy w posiadaniu tylu informacji by zgłaszający zapotrzebowanie partner biznesowy był w stanie dokonać wyboru. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby po zapytaniu o propozycję (RFP) – jeśli to możliwe – stworzyć (ustandaryzować) opis przedmiotu zamówienia i rozpocząć kolejny etap, czyli zapytanie o ocenę (RFQ). Proces zakupowy kosztuje, więc trzeba rozważyć, jaka to kategoria na macierzy Kraljica oraz czy opłaca się robić opis przedmiotu zamówienia. Robienie go po to, by wybrać wiadomego wykonawcę sensu w profesjonalnych zakupach nie ma.

Autor: Zespół BIZNESowa

Comments are closed.