biznesowa - wpis (901 x 560 px) - mniejs (2)

Jak podpalić kupca wypalonego zawodowo?

Co może mieć wpływ na wypalenie zawodowe? Powodów może być wiele: kolor naszej organizacji (zobacz film), szef, szumy informacyjne w komunikacji i wiele innych czynników. W tym artykule skoncentruję się na braku systematyki w pracy, której efektem jest zbyt duża liczba zadań ważnych i pilnych. Ich narastająca liczba skutkuje zaległościami, a w efekcie stresem i nerwami. Jeżeli stres utrzymuje się u Was przez długi czas — jesteście na ostatniej prostej do wypalenia zawodowego.

Dodatkowe materiały

Niniejszy artykuł stanowi uzupełnienie do odcinka “Zakupowego Trójkąta” o tym samym tytule.

Jak poukładać czas pracy? Macierz Eisenhowera

Covey zauważył, że zbyt wiele spraw traktujemy jako pilne, podczas gdy powinniśmy zajmować się ważnymi i niepilnymi. Na pierwszy rzut oka wydaje się to… nieintuicyjne. Eisenhower z kolei stworzył matrycę czasu, która pozwala lepiej zrozumieć, co możemy zrobić, aby poprawić efektywność naszej pracy. Podzielił zadania na cztery grupy, co obrazuje poniższy rysunek zwany macierzą Eisenhowera.

 
Rysunek. Macierz Eisenhowera
Źródło: opracowanie własne na podstawie macierzy Eisenhowera
Ważne i pilne — zrób!

Na zadaniach ważnych i pilnych koncentrujemy się najczęściej. Jeśli coś jest ważne, a do tego pilne, to na te kwestie przede wszystkim pożytkuję swój czas pracy. Sam długo tak funkcjonowałem. Na pozór jest to racjonalne podejście, ale przy dłuższym zastanowieniu już niekoniecznie. W tej grupie wykresu zawierają się ważne telefony, spotkania, zadania z wyznaczonym terminem. Tymi sprawami trzeba się zająć natychmiast i nie można z nich zrezygnować. Zadań z tej „ćwiartki” oczywiście nie da się uniknąć, jednak ludzie pochłonięci tylko nią żyją w stresie, pośpiechu i ciągłym zdenerwowaniu. W moim przypadku skutkowało to dwunastogodzinnym czasem pracy. Oczywiście w ten sposób osiągałem więcej od tych, którzy skupiają się na dolnych „ćwiartkach”. Tkwiłem jednak w nieustannym niedoczasie, aż postanowiłem to zmienić. Do tego jeszcze wrócimy.

Ważne i niepilne — te z pozoru mniej istotne

Sprawy ważne i niepilne, choć mają największy wpływ na osiąganie celów, chętnie są przez nas odkładane na później. Niestety w większości przypadków tak właśnie się dzieje, a w efekcie rzadko kiedy decydujemy się za nie zabrać. Tak było i w naszym przypadku. Za przykład niech posłuży rosnąca ilość faktur przychodowych w okresie żniw, która potrafiła wręcz paraliżować biuro na parę miesięcy. Osoba podejmująca decyzje w tym obszarze postanowiła w końcu wygospodarować czas na zadanie ważne i niepilne. Zaplanowała w skali tygodnia kilka godzin, które poświęciła na poszukiwanie rozwiązania IT, które w znaczącej części zautomatyzuje pracę.

W wyniku dobrania odpowiedniej ścieżki zakupowej (czytaj więcej) wdrożyła nowy system księgowy. Automatyczne wprowadzanie danych ze skanów faktur (definicja tutaj) znacząco zredukowało czas pracy człowieka w procesie. Efekt? Zlikwidowanie zaległości i zdecydowanie mniejsza liczba zadań ważnych i pilnych. Przeciętne firmy poświęcają tej grupie zadań max. 15% swojego czasu, a firmy najlepsze ponad 65%. Tyle i aż tyle odróżnia je od przeciętności.

Nieważne i pilne — robić, czy nie robić?

Czynności nieważne i pilne niekiedy ciężko odróżnić od ważnych i pilnych. Szczególnie, gdy pracujemy chaotycznie. Z jednej strony można by im po prostu powiedzieć „nie”, ale nie zawsze jest to możliwe. Zabierają nam dużo cennego czasu, a nie mają żadnego wkładu (lub nikły) do osiągnięcia celów. Jeśli chcesz rozpoznać czy dane zadanie jest w tej ćwiartce, wystarczy że gdy coś nagłego się pojawi, zadasz sobie pytanie: czy to zadanie wniesie coś do osiągnięcia mojego celu? Jeśli odpowiedź jest przecząca, zastanów się nad zrezygnowaniem z jego wykonania. Jeżeli to niemożliwe to rozważ delegowanie lub zautomatyzowanie tego zadania. Reasumując, kluczowe dla pozbycia się nieważnych i pilnych zadań są: asertywność i świadome planowanie czasu pracy.

Nieważne i niepilne — mam nadzieję, że tego nie robisz

“Jeśli chcesz zmarnować pieniądze pracodawcy, zapchaj kalendarz spotkaniami”. Raportowanie drobnych zadań, szukanie akceptacji czy weryfikacji błahych czynności, które powinniśmy wykonywać samodzielnie. To jedna strona „ćwiartki” nieważne i niepilne. Druga to rozrywka, relaks i różne pożeracze czasu jak na przykład przeglądanie newsów czy mediów społecznościowych. Sporo czasu spędzają tu osoby przeciętne, które nie znalazły jeszcze pasji i pracują z przymusu. Nie należy tego mylić z krótką przerwą po bardzo wyczerpującej pracy, gdyż taka, która przerwa sprawi, że naładujesz akumulatory. Jeśli jednak na takich „wypełniaczach” mija Ci większa część dnia, to cierpią na tym inne zadania.

Własne doświadczenia

Jak już wspomniałem, przeciętne firmy realizują ok. 15% zadań ważnych i niepilnych, gdyż pochłaniają ich zadania ważne i pilne lub te z dolnych „ćwiartek” (a to już dramat).

Najlepsze na świecie firmy poświęcają ponad 65% czasu na zadania ważne i niepilne, a przez to, że systemowo rozwiązują swoje problemy i realizują mniej zadań ważnych i pilnych (znika „bieżączka”). Zmiana z firmy przeciętnej w aspirującą do najlepszych do łatwych nie należy, coś o tym wiem. W poprzednim systemie pracy miałem bardzo wiele zadań ważnych i pilnych i pracowałem średnio minimum 12h, a czasem w weekendy siadałem do zadań ważnych i niepilnych. Było tak, gdyż procesy w firmie były źle ustawione i to generowało bardzo dużo pracy dla poszczególnych członków zespołu. Przyszedł jednak czas na zmiany. Obraliśmy orientację na zadania ważne i niepilne, na nowo organizując przestrzeń pracy i procesy w różnych obszarach. Skutek? Po zmianach w 2020 roku, pomimo że przybyło nam ponad dwukrotnie więcej Klientów, to liczba osób w zespole pozostała na zbliżonym poziomie. Wymagało to oczywiście wielu automatyzacji, czy wdrożenie różnych systemów, o czym już pisałem. To jednak systemowo rozwiązało problemy i doprowadziło do tego, że spadła ilość zadań ważnych i pilnych. W konsekwencji znaleźliśmy czas na zadania ważne i niepilne, które zmieniają naszą organizację. Co to oznacza dla mnie? Pracuję 8h dziennie, a gdy zdarzy mi się zostać dłużej, to obieram to sobie w urlopie.

Podsumowanie

Jak to przełożyć na zakupy w firmie? Powiedzmy, że masz dużo „bieżączki”, czyli zadań na wczoraj typu „Panie/Pani kup mi to”. Jeżeli stworzysz z tego eKatalog, dasz dostęp pracownikom to… okaże się, że wyeliminujesz grupę C zakupów. Najważniejszą cechą grupy C jest to, że jest to bardzo liczna grupa (50% ilościowo zakupów), ale mało istotna (5% wartości zakupów). Mieści się ona najczęściej w zakupach standardowych, a sporadycznie w wąskich gardłach. Czym jest analiza ABC, dowiesz się z osobnego artykułu (czytaj więcej). Co się stanie jak te zakupy znajdą się w eKatalogu (projekt ważny i niepilny) lub jeszcze lepiej w maszynie vendingowej bezpośrednio w Twojej firmie? Nie będziesz Ty, ani nie będzie nikt w innych w firmach generował ręcznie zamówień. Będą się generowały same. Dzięki automatyzacji będziesz miał więcej czasu na ważne i niepilne, które mogą systemowo rozwiązać Twoje problemy. Robiąc projekty ważne i niepilne, przyczyniasz się do zdobywania przewagi konkurencyjnej, pracujesz mniej, a przy tym czerpiesz coraz więcej satysfakcji z wykonywanej pracy. Z prostej przyczyny: tworząc wartość dodaną w Twojej firmie, rozwijając się, unikniesz stagnacji, a finalnie wypalenia zawodowego. To cały sekret macierzy Eisenhowera i projektów ważnych niepilnych.

Autor: Zespół BIZNESowa

Comments are closed.