W celu odpowiedzi na pytanie, po co nam kontrola w zakupach posłużymy się tu analogią do zakupów robionych pod reżimem ustawy Prawo zamówień Publicznych. Ustawodawca bardzo skomplikował procedury na przestrzeni kolejnych wersji tej ustawy. Urzędnicy tak przyzwyczaili się do nadmiernego formalizmu na przestrzeni lat, że podczas konsultacji ws. nowej wersji ustawy w 2019 roku nie zgłoszono ani jednego postulatu zmniejszenia liczby przepisów, a wręcz przeciwnie. Finalna wersja ustawy z 2019 roku prawie trzykrotnie przekroczyła objętością ustawę z 2004 roku. Oczywiście celem rozbudowania formalnych instrumentów zakupowych było kontrolowanie ok. 200 mld publicznych pieniędzy wydawanych w skali roku. Ustawodawca zrobił to w trosce o publiczne pieniądze, ale nie wiedział, że jest inna droga. Formalizm wziął się stąd, że w erze papieru był to jedyny sposób osiągnięcia transparentności procesu zakupowego. Im więcej dokumentów, tym łatwiej sprawdzić tak kupca, jak i… kontrolującą go kontrolę. Na szczęście czasy się zmieniły i pojawiła się alternatywa.
Jak osiągnąć transparentność inaczej?
Elektronizacja, a w konsekwencji automatyzacja procesów, również pozwala na osiągnięcie transparentności. Z jednym wyjątkiem — nie wpływa negatywnie na efektywność, a wręcz przeciwnie, znacząco ją podnosi. Jaki jest bowiem sens zbierania setek zaświadczeń skoro online mamy białą listę podatników? Moglibyśmy również sprawdzić niezaleganie z opłatami w ZUS i US. Po co wymagać 20 podpisów na różnych dokumentach skoro raz można zaakceptować wszystkie warunki? Po co transparentność? To oczywiście pytania retoryczne. Wychodzimy z założenia, że jak wydajemy nie swoje pieniądze to w interesie kupca, menedżerów oraz właścicieli jest transparentność wydawania tych środków i to na każdym etapie. Firma doradcza KPMG wydawała raporty “Profil korporacyjnego oszusta”. Ostatni jaki czytałem pochodził z 2014 roku i są na pewno nowsze spod ich ręki, jednak istota zapewne się nie zmieniła co obrazuje poniższy rysunek. Można na nim zobaczyć, że to głównymi odpowiedzialnymi za korupcję są dyrektorzy zarządzający i Prezesi. Transparentność jest więc potrzebna na każdym etapie, tak by nie dochodziło do nadużyć.
Jeżeli kogoś te liczby nie przekonują, to zachęcam do pokazania szacowanych strat na skutek braku transparentności w procesie.
Jak się ma transparentność do kontroli?
Można zapytać: ale jak to się ma do kontroli? Jeżeli do transparentności dochodzimy poprzez elektronizację to m.in:
- Likwidujemy formalizmy, dlatego wzrasta transparentność
- Nie potrzebujemy działu kontroli, dlatego nie potrzebujemy też kontrolować kontroli
- Wyrywkową, stresującą kontrolę zamieniamy na stały nadzór nad procesem
- Nadzór sprawuje… system, pozwalając lub blokując poszczególne zachowania
- Systemy zakupowe jak platformazakupowa.pl po prostu zostawiają ślady w postaci raportów z:
- komunikacji między kupcem a dostawcą,
- ustandaryzowanym zestawieniem ofert,
- listą zaproszonych dostawców.
To tylko kropla w morzu automatycznych statystyk, które sprawiają, że możemy monitorować nadużycia i je mierzyć. Na wyciągnięcie ręki mamy narzędzia, które transparentność osiągają bez morza formalizmów. Niestety żyjemy przytłoczeni przyzwyczajeniami, więc staramy się elektronizować procesy tworzone analogowo, przenosząc je 1:1, przez co robimy to źle. To jednak historia na inną okazję.
Jeżeli udało mi się Was tematem zarazić, to koniecznie obejrzyjcie odcinek z udziałem Mateusza i Zygmunta.
Autor: Zespół BIZNESowa