Tym nieco może przewrotnym tytułem chcemy zachęcić Państwa do zastanowienia się nad kilkoma bardzo ważnymi kwestiami w zakupach. Bez nich trudno jest podejmować świadome decyzje zarządcze w tym obszarze, a przynajmniej nie sposób uniknąć efektu tzw. “pustej taczki”.
- Co zrobić, gdy nie ma czasu w zakupach?
- Czy warto zajmować się tematami nieważnymi i niepilnymi?
- Jak ustalić priorytety swoich działań?
- Zamiast podsumowania
Zakupowy trójkąt
Jeśli chcecie dowiedzieć się jak osiągnąć ten stan polecamy obejrzenie nagrania rozmowy, którą przeprowadził Mateusz Bartosiewicz z Zygmuntem Kopaczem.
Pobierz bezpłatny rozdział Zarządzanie zakupami 2. Czyli od praktyków dla praktyków: Rozdział 2, Strategia zakupowa.
Co zrobić, gdy nie ma czasu w zakupach?
W większości organizacji w Polsce realizujących funkcje zakupowe praca w działach odpowiedzialnych za zakupy jest zdeterminowana presją upływającego czasu. Kupcy realizujący swoje codzienne obowiązki stale czują oddech na plecach wynikający z piętrzących się wniosków zakupowych, terminów negocjacji z kontrahentami, konieczności sporządzenia, a następnie przedstawienia swoim przełożonym raportów z wykonywanych działań, osiąganych wyników, czy najczęściej oszczędności wygenerowanych w ramach poszczególnych procesów zakupowych (presja na wynik finansowy jest kolejnym elementem towarzyszącym pracy zakupowców), czy w końcu tysiąca innych spraw, które zapełniają, czy może jak kto woli — spamują skrzynki mailowe.
Na marginesie warto dodać jeszcze, że w Polsce istnieje nadal bardzo wiele organizacji, w których kupcy są rozliczani z tytułu wygenerowanych oszczędności, co powoduje, że realizowane przez nich procesy zakupowe, a w ramach nich negocjacje sprowadzają się zasadzie tylko i wyłącznie do jednego celu, którym jest wynegocjowanie jak najniższej ceny. Przy takiej, bardzo wąskiej optyce, uciekają zdecydowanie z pola widzenia tak ważne kwestie jak jakość dostarczanych towarów, czy usług, ich innowacyjność, maksymalizacja pozacenowych czynników jak, chociażby proekologiczne aspekty.
W tak pojmowanych zakupach, gdzie presja jak najniższej ceny ma fundamentalne znaczenia, szczególnie dla zarządów tych organizacji, zapomina się, że równie ważne w zakupach jest budowanie relacji na linii organizacja zakupowa — dostawca. Obecna sytuacja globalna zdeterminowana przez pandemię COVID-19 powoduje utrudnienie w realizacji usług, rozerwanie łańcuchów dostaw pokazała dobitnie jak ważne jest budowanie relacji w procesach zakupowych.
Wracając do tematu chciałbym zapytać, czy warto zatem podejmować się wszystkich zadań, czy należy odpisywać na absolutnie każdego maila, który zawita do naszej skrzynki mailowej?
Oczywiście każdy z czytających ten wpis ma swoje, wyrobione zdanie na ten temat. Jedni z pewnością stwierdzą, że w miarę oczywiście czasowych możliwości warto nie pozostawiać setek nieodczytanych maili w skrzynce odbiorczej, bo przecież wśród nich mogą znajdować się takie, które zawierają ważne informacje, albo wymagające naszego pilnego działania. Poza tym wielu z nas ma chyba dość naturalną cechę, która przejawia się także w życiu zawodowym, by porządkować rzeczywistość wokół siebie. Chcemy zawsze mieć uporządkowane biurko, załatwione wszystkie sprawy, wykonane wszystkie zadania i z przysłowiowym czystym kontem wchodzić w np. nowy tydzień, czy jak aktualnie kolejny, nowy rok.
Czy warto zajmować się tematami nieważnymi i niepilnymi?
Postawa opisana powyżej, choć zrozumiała i powiedziałbym nawet szlachetna, ma jedną zasadniczą wadę. Zajmowanie się wszystkimi zadaniami o charakterze operacyjnym powoduje, że w naszej codziennej pracy kupca nie mamy już czasu na zajmowanie się zadaniami strategicznymi, czy w ogóle strategią zakupową jako taką.
Oczywiście w tym miejscu warto spojrzeć na zagadnienie z punktu widzenia budowy, struktury działu zakupów. Rola i zadania managera winny być zupełne inne, daleko bliższe funkcjom strategicznym związanym z zarządzaniem i planowaniem, zaś kupca z natury rzeczy bliższe są zadaniom operacyjnym. To oczywiście pewnego rodzaju uproszczenie i nie należy zakładać, że manager kierujący działem zakupów powinien być dyspozycyjny jedynie na potrzeby zarządu, a kupiec winien być do dyspozycji swojej organizacji przez dwadzieścia cztery godziny na dobę i to na dodatek siedem dni w tygodniu. Słowem, zawsze należy mieć z tyłu głowy starą jak świat maksymę, że warto pracować mądrze, a nie dużo. Jak to osiągnąć?
Jak ustalić priorytety swoich działań?
Wiemy już, że działając według zasady podejmowania się wszystkich zadań i działań, które wynikają z informacji, które docierają na nasze skrzynki mailowe nie będziemy najpewniej pracować dziennie ośmiu godzin, a zdecydowanie więcej. Poza tym nasze działania mogą nie być efektywne z uwagi na fakt, że będziemy musieli wykonać szereg aktywności, które nie przyniosą żadnej wartości dodanej dla procesu zakupowego, czy szerzej — organizacji, w której funkcjonujemy.
Z pomocą w tym momencie przychodzą nam rozwiązania od lat już znane i stosowane w praktyce zarządzania zakupami w organizacjach. W tym miejscu warto, chociażby wspomnieć o Macierzy Kraljica, która pozwala na analizowanie i grupowanie kategorii zakupowych według ich wpływu na wynik finansowy organizacji. W modelu tym na podstawie dwóch wymiarów; wpływu danej kategorii na wynik finansowy przedsiębiorstwa oraz ryzyka związanego z dostawami zostały wyodrębnione cztery główne grupy kategorii: produkty dźwignie, strategiczne, standardowe i wąskie gardła (specjalistyczne).
Kolejnym pomocnym narzędziem może okazać się dla kupców Macierz Eisenhowera. To proste narzędzie do organizacji zadań według czterech kategorii: pilne i ważne – sprawy wymagające natychmiastowego działania. Ważne, ale niepilne – zadania do zaplanowania na później. Pilne, ale nieważne – rzeczy należące delegować do zrobienia komuś innemu. Ani pilne, ani ważne – zajęcia do wyeliminowania z naszego życia, czyli ten tytułowy spam zalegający w naszej skrzynce mailowej.
Zamiast podsumowania
Zatem, by każdego dnia przychodząc do pracy wiedzieć, czym się zajmować należy ułożyć sobie plan pracy i być w stanie zważyć wagę i znaczenie poszczególnych, wykonywanych przez siebie zadań dla swojej organizacji i występujących w niej procesów. Nie bez znaczenia tutaj jest praca zespołowa, która w zakupach jest szczególnie ważna.
Budowa tego dojrzałego podejścia do realizowanych zadań polegająca na weryfikacji zadań ważnych i oddzielenia ich od tych niepilnych i nieważnych nie jest sztuką łatwą i wymaga od kupców świadomości, wysiłku na tej drodze, ale i też doświadczeń.
Autor: Zespół BIZNESowa