biznesowa - wpis (901 x 560 px) - mniejs (3)

Zatrudniać, czy automatyzować? Oto jest pytanie!

W dzisiejszych czasach zwiększenie kosztów pracy długoterminowo bez zwiększania cen nie jest możliwe. Z kolei nie zawsze zwiększanie cen jest akceptowane przez rynek z uwagi na dużą konkurencyjność. Długoterminowo więc nie można zwiększać wynagrodzeń / liczby etatów bez wzrostu cen. Co stanowi szansę na rozwiązanie tego impasu? Automatyzacja procesów.

Dodatkowe materiały

W ramach niniejszego tekstu pokażę Ci, że automatyzacja nie oznacza zwolnień, a uwolnienie potencjału pracowników w firmie. Uzupełniająco do poruszanego tematu polecam zapoznać się z odcinkiem serii Zakupowy Trójkąt o tym samym tytule.

Pierwsze kroki

Pierwszą kwestią w drodze do automatyzacji jest ułożenie procesów. Samo poukładanie tychże może zaoszczędzić bardzo dużo czasu. Precyzując — powinniśmy szukać 20% procesów, które zajmują nam 80% czasu pracy. Jak zacząć poszukiwania? Szczegółowo o procesach w naszej firmie mówił Jędrzej (odpowiedzialny za automatyzację) w odcinku Kursu na Turkus (oglądaj). Gdybym miał jednak krótko podsumować:

  • twórz priorytety na podstawie rozmowy z zespołami, które dane procesy obsługują,
  • nie wszystko na raz — niech każdy zespół wskaże jeden proces, który wymaga usprawnienia.

Część firm decyduje się na outsourcing przy wprowadzaniu automatyzacji, jednak najczęściej jest to prosta droga do porażki. Po zebraniu wszystkich procesów okazuje się, że jest tego bardzo dużo, a projekt staje się bardzo pracochłonny. Ponadto w oderwaniu od wiedzy praktycznej pracowników (bazując na arbitralnych założeniach firmy zewnętrznej, jak dany proces ma wyglądać) może się okazać, że cały projekt pójdzie do kosza. Świetnym przykładem jest Lidl, który zrezygnował z wdrożenia systemu ERP wydając 0,5 mld EUR (!), gdyż zorientował się, że zaburzy to jego Know How (czytaj więcej).

Automatyzacja — jakie zawody eliminuje?

Przede wszystkim automatyzacja będzie pozbywała się zawodów opartych o wykonywanie powtarzalnych czynności i niewnoszących wartości w proces. W przypadku zakupów jest to np. zaopatrzenie, czyli generowanie zamówień.

W pierwszej kolejności powinniśmy całe procesowanie zamówienia zautomatyzować, a gdy to się uda to zapas przesunąć jak najbliżej partnera biznesowego, który zużywa dane dobra. Nie oznacza to jednak, że zminimalizowanie pracochłonności działu zaopatrzenia praktycznie do zera musi wiązać się ze zwolnieniami. Automatyzacja uwalnia ludzki potencjał, także przykładowym scenariuszem może być wchłonięcie działu zaopatrzenia przez dział zakupów, co przy zwiększonym składzie osobowym pozwoli prowadzić więcej ambitnych projektów. Jeśli jednak ktoś nie chce się rozwijać, automatyzacja faktycznie może być zagrożeniem.

Automatyzacja w zakupach, czyli e-Katalogi

Ze względu na niski priorytet w firmie niezagospodarowane pozostają zakupy in-direct (tzw. okołoprodukcyjne, ogólne), które nie są wywoływane z BOM (Bill Of Materials — listy materiałowe). To te zakupy pochłaniają najwięcej czasu w organizacji: czasu potrzebnego na załatwienie sprawy, zdobycie szeregu podpisów i złożenie zamówienia. Są firmy, w których procesy te nie zajmują zbyt duża czasu, jednak nic się z tym nie robi, gdyż są ważniejsze kwestie. Tu rozwiązaniem jest e-Katalog. Czym jest e-Katalog? To nic innego jak wewnętrzny sklep na wzór Allegro czy Amazon. Różnica jest tylko taka, że partner biznesowy (wewnętrzny) za nic nie płaci, ktoś inny decyduje jaki asortyment lub zakres usług jest w e-Sklepie oraz kto to dostarcza i po jakiej cenie (umowa ramowa). Poza tym, gdy chcesz zatwierdzić koszyk, system może sprawdzić, czy masz na to budżet, a jeżeli nie to, kto powinien go akceptować. Na koniec automat lub dysponent wysyła zamówienie do dostawcy, gdy spełnione były wszystkie warunki transparentnych i dobrych zakupów.

Zakupy, które mają potencjał na e-Katalog, są: 

  • powtarzalne,
  • kwantyfikowalne,
  • nieobecne w BOM.
Gdzie warto zastosować e-Katalog?

Istnieją 3 dziedziny w których katalogi elektroniczne wykorzystywane są najczęściej. Są to:

  • materiały biurowe,
  • sprzęt elektroniczny,
  • narzędzia.

Poza tym e-Katalogi warto również wykorzystać przy następujących dziedzinach:

  • opakowania,
  • książki,
  • publikacje,
  • dokumentacja,
  • sprzęt laboratoryjny,
  • urządzenia ochronne,
  • urządzenia,
  • chemia,
  • marketing i biznes,
  • catering,
  • drobne usługi remontowe,

e-Katalogi mogą być również pomocne przy świadczeniu różnego rodzaju usług, co może pośrednio zaoszczędzić 80% czasu który tracisz na codzienne czynności, np.:

  • praca tymczasowa,
  • prace porządkowe,
  • consulting,
  • druk,
  • usługi marketingowe.

Ciekawą alternatywą dla e-Katalogu jest np. automat wydający (tzw. automat vendingowy, ang. vending machine) na materiały biurowe umieszczony w firmie. Dlaczego? Uprawniony pracownik podchodzi z kartą do automatu, jeśli ma budżet na karcie, to pobiera towar i już go ma. Stanem zapasu zarządza dostawca.

Innym przykładem jest system Kanban, gdzie uzupełnieniem pustych pojemników podobnie jak w automacie wydającym zarządza wykonawca. Jest to tańsza forma od automatu wydającego, ale też świetnie sprawdzająca się np. na produkcji do wydawania elementów łącznych i drobnych części.

Konkluzja

Nie da się uniknąć automatyzacji i trzeba się pogodzić, że pewne zawody będę eliminowane. Likwidacja zawodu nie musi jednak oznaczać likwidacji etatu. Praca będzie coraz bardziej kreatywna. Tu dobrym przykładem jest nasz zespół trenerski Open Nexus, który po automatyzacji szkoleń z dnia na dzień przestał istnieć. Osoby te jednak znalazły nowe obszary do rozwoju — od marketingu po tworzenie treści na platformach edukacyjnych czy YouTube.

Autor: Zespół BIZNESowa

Comments are closed.