W dzisiejszym artykule bierzemy na warsztat takie zagadnienia jak zakupy, zamówienia i procurement. Co dokładnie oznaczają i czym się różnią? Jaka jest ich rola w przedsiębiorstwach? Poruszymy również temat sourcingu i jego znaczenia w kontekście transparentności zakupów oraz zarządzania całym procesem zakupowym w firmie. Zatem zaczynajmy!
Zakupy w przedsiębiorstwie – co się na nie składa?
Zacznijmy od ustalenia definicji zakupów. Pierwsze co kojarzy nam się z zakupami to z pewnością poszukiwanie i pozyskiwanie różnego typu towarów. Jednak jest to wąskie znaczenie zakupów. Patrząc na nie z perspektywy organizacji możemy wyróżnić wiele składowych, takich jak:
- identyfikacja potrzeb,
- planowanie ich zaspokojenia,
- wybór wykonawców,
- zawarcie umów,
- faktyczne wywołanie dostaw lub usługi w zakresie adekwatnym do aktualnych potrzeb,
- odbiór dóbr,
- rozliczne finansowe,
- ocena współpracy z wykonawcą.
Jak więc widzimy zakupy z perspektywy przedsiębiorstwa to złożony proces, a każdy jego etap wiąże się z różnymi wyzwaniami. Optymalizacja każdego z nich przybliża firmę do osiągnięcia swoich strategicznych celów. W związku z tym, że poprzez zakupy każdy może rozumieć coś innego, w obszarze B2B stosuje się również określenia z języka angielskiego. Dzięki temu można precyzyjniej wskazać właściwy fragment łańcucha dostaw.
Warto wiedzieć, że…
W tytule tego artykułu obok pojęcia zakupów znalazło się pojęcie zamówień. Określa się nim specyficzny proces zakupowy dokonywany przez podmioty zobligowane do stosowania prawa zamówień publicznych. Mówi się wówczas o procesie udzielenia zamówienia publicznego, a nie o zakupach.
Bezpłatne materiały
Pobierz bezpłatnie rozdział książki Zarządzanie zakupami 2. Czyli od praktyków dla praktyków: Rola i miejsce zakupów w przedsiębiorstwie.
Procurement i sourcing – co właściwie oznaczają?
Tak jak wspomnieliśmy, określenia z języka angielskiego, są coraz częściej wykorzystywane do tego, żeby dokładnie przekazać o jakim fragmencie łańcucha dostaw mowa. Sourcing to, krótko mówiąc, etap zaczynający się od planowania, a kończący się na wyborze wykonawcy i zawarciu z nim umowy.
Zgłębiając się nieco w temat możemy zauważyć, że sourcing jest kompleksową strategią przedsiębiorstwa, która jest oparta na dogłębnej analizie danych. Poszukiwanie odpowiednich źródeł zaopatrzenia wiąże się z koniecznością zebrania informacji o potrzebach. Wszystkie te działania mają na celu jedno – wybór jak najlepszego dostawcy, który zagwarantuje nam realizację wszystkich najważniejszych potrzeb firmy. W skład sourcingu wchodzi nie tylko analiza i wybór, ale także negocjacje.
Z kolei procurement ma zaspokajać potrzeby już w ramach wcześniej zawartych umów. Jest więc niejako kolejnym etapem całego procesu, który również składa się z kilku elementów. Należą do nich np. składanie zamówień, odbiór dostawy lub usługi, rozliczenie finansowe i ocena wykonawcy. Procurement obejmuje kompleksowe strategie zarządzania łańcuchem dostaw. Celem procurementu jest na przykład oszczędność kosztów, wydajność przepływu pracy czy kontrola wydatków.
Transparentny proces zakupów – Sourcing Department i Purchase Department
Proces zakupów możemy więc podzielić na dwie części – sourcing (dział określany mianem Sourcing Department) i zakupy (Purchase Department). Mają one wspólny cel w postaci zapewnienia odpowiedniego surowca w ustalonym czasie, a tym samym zagwarantowanie prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Proces zakupowy podzielony na sourcing i procurement przynosi korzyść w postaci transparentności. Im silniejszy będzie ten podział, tym firma okaże się bezpieczniejsza. Jest to niezwykle dobra strategia zapobiegania korupcji. Sam fakt, że Sourcing Department odpowiada za wybór najlepszego dostawcy danego towaru, a Purchase Department opiniuje taką współpracę, pozwala zapobiec wielu nieprzyjemnym sytuacjom i działaniom na niekorzyść przedsiębiorstwa.
Mamy nadzieję, że nasz artykuł wyjaśnił precyzyjnie jaka jest definicja zakupów, zamówień oraz angielskich określeń, takich jak sourcing i procurement. O zakupach B2B mówi się w różnych sposób, a w tym artykule chcieliśmy usystematyzować tę nomenklaturę. Dzięki znajomości omawianych zagadnień można lepiej i szybciej przekazywać, o czym mowa, a także zyskać większą przejrzystość w zarządzaniu całym procesem zakupów.
Autor: Zespół BIZNESowa