Gdy słyszę od kupca, robiącego zakupy za kilka milionów złotych w firmie, że on jest efektywny, gdyż ma maila, Excela oraz telefon to zastanawiam się: co poszło nie tak z popularyzacją wiedzy o zakupach?
“Po co nam platforma zakupowa czy dedykowany system zakupowy, przecież jestem dobrze zorganizowany, a moje biurko świeci przykładem…”
Gdybym za każdym razem, gdy słyszę te słowa, dostał 5 zł, to wydałbym kolejny poradnik dla Kupców bez inwestowania dodatkowych środków. Przejdę jednak do sedna, od ogółu do szczegółu, aby rozłożyć na czynniki pierwsze błędy w takim myśleniu o procesach zakupowych.
Po pierwsze Twoje wynagrodzenie
Gorąco zachęcam Cię do odwiedzenia strony GUS-u (tutaj) i sprawdzenia jak zmienia się średnia wynagrodzeń w Polsce na przestrzeni ostatnich lat. Zauważysz stały trend rosnący, co oznacza, że czas jaki dajemy w zamian za wynagrodzenie kosztuje coraz więcej.
Firmy nie mogą długoterminowo zaoszczędzić na wynagrodzeniach, więc mają dwa wyjścia:
- Zwiększyć efektywność w procesie lub zwiększyć skalę działalności (efekt skali) albo
- Po bolesnej fali likwidowania etatów – zbankrutować.
Każdej firmie zależy na punkcie pierwszym, tylko nie każda coś z tym robi. Jeszcze mniejszy odsetek tych, którzy coś z tym robią, odnosi sukces w dłuższej perspektywie czasu.
Najczęstszym błędem, który można porównać do leczenia objawowego, jest rotacja pracowników. Zwykle wiąże się to z przeświadczeniem pracodawcy, że nowy kupiec wywoła efekt„nowej miotły” i wszystko samo się ułoży, bo przecież „od zdobywania doświadczenia to miał poprzednie miejsce pracy, a to które mu, zaoferowaliśmy jest tym docelowym”. Z takim myśleniem, świadomy i kompetentny kupiec na długo z nami nie zostanie. Reasumując: częste rotacje pracowników to mało systemowe rozwiązanie, a nam zależy na eliminowaniu skutków, a nie walka z symptomami.
Pobierz bezpłatnie rozdział książki Zarządzanie zakupami 2. Czyli od praktyków dla praktyków: Proces zakupowy.
Efektywność w zakupach
Efektywność jest wypadkową dwóch obszarów:
- Osobistego, na który składa się chęć rozwoju, otwartość na nowe rozwiązania, decyzyjność, gotowość do wzięcia odpowiedzialności oraz
- Planowania, czyli strategii zakupowej, która determinuje priorytety w Twojej pracy oraz efektywność operacyjną (nie zajmuję się zbędnymi działaniami). Strategia to nie temat tego artykułu (czytaj więcej), skoncentrujemy się na samej efektywności.
Tylko łącząc dwa powyższe obszary jesteśmy w stanie znacząco podnieść efektywność. Dlaczego? Ponieważ świadomy Kupiec, który działa w oparciu o strategię zakupową wie, że nie z każdą specyfikacją/potrzebą zakupową poradzimy sobie wewnętrznie, a zbadanie co faktycznie zaspokoi nasze potrzeby wymaga systemowego podejścia. Proces ustalania ceny nie zawsze przecież będzie taki sam. To, jakie narzędzia dobrać (więcej o RFX czytaj tutaj) w konkretnej sytuacji będzie podyktowane właśnie strategią zakupową. Gdy brakuje planowania, gdy boimy się zmian, najczęściej rola kupca ogranicza się do otrzymania wymagań (specyfikacji) od partnera biznesowego, dla którego realizuje zakup. Prowadzi to często do nadspecyfikacji lub nie optymalnych wyborów, a samego kupca sprowadza do roli „przynieś, podaj, zajmij się umową”.
Jak zatem można tego uniknąć? Jest wiele, sposobów, ale można być wiarygodnym tylko wtedy gdy opisujemy własne doświadczenia, więc podzielimy się jak my to robimy. Jeżeli chciałbyś wiedzieć jak to zrobić krok po kroku to zachęcamy do przeczytania artykułu: Jak kupić coś, na czym się nie znam? Co z tą specyfikacją? – BIZNESowa.pl
„Dlaczego” w procesie zakupowym
Konkluzja z powyższego artykułu jest taka, że często nie zadajemy kluczowego dla zmian pytania. Dlaczego?
Nie jesteśmy partnerem dla zlecającego zakup, a hamulcowym. Dlaczego?
Gdyż jesteśmy zakopani w Excelu i telefonach. Dlaczego?
Gdyż nie mamy narzędzi, aby efektywnie kupować. Dlaczego?
Gdyż nie mamy strategii dla naszych zakupów i nie wiemy, że potrzebujemy nowych narzędzi. DLACZEGO?
Mógłbym tak jeszcze długo. Excel oczywiście jest dobry, ale na krótką metę. To narzędzie pomocnicze, a nie główne. Aktualna baza wykonawców powiązana z poszczególnymi katalogami interakcji, scenariusze realizowane automatycznie, proste porównanie ofert w RFX’ach itd. Wszystko można oczywiście dalej robić ręcznie, ale pytanie – czy w ten sposób osiągniemy efektywność?
Pozostawiam to pytanie otwartym, a nieprzekonanych zachęcam do obejrzenia filmu, gdzie Zygmunt pokazał proces zakupowy na bazie własnych doświadczeń związanych z budową domu tutaj:
Autor: Zespół BIZNESowa