biznesowa - wpis (901 x 560 px) - mniejs

Dlaczego dział zakupów to hamulec ręczny na lodowisku?

Terminy „zakupy”, „proces zakupowy” jest już od bardzo wielu lat odmieniany przez wszystkie przypadki przy okazji rozważań na temat zarządzania organizacjami. Mimo jednak coraz większej świadomości zakupowej w polskich firmach wiele jeszcze pozostaje do nadrobienia.

Rola obszaru zakupów w procesie zarządzania firmami coraz częściej wykracza poza przestrzeganie formalnych wymogów postępowań i kwestie wyboru dostawcy, przechodząc w obszary bardziej istotne dla danej organizacji. Efektywne zakupy to nie tylko umiejętne konsolidowanie wydatków, które prowadzi do zrównoważonej optymalizacji kosztowej. To także zarządzanie ryzykiem dostaw i działalności, a wręcz źródło tworzenia przewag konkurencyjnych.

Zakupowy trójkąt

Niniejszy artykuł zahacza o tematykę, którą poruszyliśmy w ramach serii “Zakupowy Trójkąt”. 

Dlaczego dział zakupów to hamulec ręczny na lodowisku?

Zacznijmy od tytułowego pytania dotyczącego roli działu zakupów w organizacji i jego wpływu na jej funkcjonowanie. Jest często tak, że dział zakupów stanowi źródło wielu konfliktów i nieporozumień. Partner biznesowy, który jest skupiony bardzo mocno na realizacji swoich zadań wyznaczonych w organizacji może postrzegać dział zakupów, jako swoisty hamulec ręczny, który jedynie przeszkadza na drodze do sprawnej realizacji celu

Czy faktycznie tak jest w każdej firmie? Czy zawsze rodzi to konflikt? Czy takich konfliktowych sytuacji da się uniknąć? Czy w istocie dział zakupów to hamulec ręczny na lodowisku?

Zanim podejmiemy się próby odpowiedzi na te pytania przeanalizujmy role, które występują w procesie zakupowym.

Role w procesie zakupowym

Kluczowe jest, abyśmy dobrze zidentyfikowali role w procesie zakupowym, które na potrzeby niniejszego wpisu (odcinka) definiujemy następująco:

  • KUPIEC — osoba prowadząca proces zakupowy od momentu zgłoszenia potrzeby przez partnera biznesowego do momentu podpisania umowy. Jest to rola wspierająca, a nie decyzyjna.
  • PARTNER BIZNESOWY — osoba zgłaszająca potrzebę (ważne, aby nie nazywać go Klientem wewnętrznym, gdyż relacje pomiędzy nim a kupcem powinny być partnerskie). 

Z czego biorą się częste nieporozumienia między osobami piastującymi ww. role w procesie zakupowym? Wynikają one najczęściej z wzajemnego niezrozumienia swoich ról

Z jednej strony jest lęk czy obawa, aby kupić coś dobrego, co da partnerowi biznesowemu wartość i bezpieczeństwo. Jako przykład możemy podać sytuację, w której szef utrzymania ruchu chce kupić łożysko do tokarki i nie chce zamiennika. Powodem w takim przypadku najczęściej jest troska o jakość, gdyż przestój maszyny kosztuje krotność tego ile wydamy na łożysko. Po drugie stronie jest kupiec który ma rozeznanie rynku i często wie, że poza tym konkretnym łożyskiem, którego używa partner biznesowy na rynku funkcjonuje szereg innych, innych producentów, które nie ustępują jakością, a są zdecydowanie tańsze.

Obiektywizowanie wyboru

Czy wiecie, że 100% decyzji to emocje, a 0% to rozum? Nie chcemy, aby biznesowa.pl stała się naukowym periodykiem, więc jeżeli kogoś temat interesuje bardziej to zachęcamy do obejrzenia wykładu prof. Rafała Ohme i prof. Andrzeja Blikle (link do nagrania). Uproszczony schemat działania zamieściliśmy na poniższym rysunku.

Kluczowe jest więc zobiektywizowanie wybory poprzez dobrze ułożony proces zakupowy, do czego Was zachęcamy. Nagramy wkrótce odcinek poświęcony polityce zakupowej, tak by Wasza polityka/regulamin były nastawione na budowanie wartości w procesie zakupowym.

Jak powyższe wygląda w przełożeniu na wyżej nakreślone rolę w procesie zakupowym? Kupiec to ten bez emocji, rozumowy, który wpływa na działania, ale poprzez „emocjonalnego” partnera biznesowego. Ma zadanie poprowadzenia procesu zakupowego tak, aby możliwie najlepiej zobiektywizować zakup i sprawić, że ten będzie optymalny na dany moment, wykorzystując przy okazji zasadę trójkąta niemożliwości (więcej).  

Często na naszych szkoleniach i spotkaniach z kupcami pada pytanie, czy wykonawcą trzeba negocjować twardo, czy na miękko? To wszystko zależy od strategii zakupowej, jednak w odcinku zwracamy uwagę na to, że sporo zależy od cykli koniunkturalnych, więc zarówno dobra jak i zła karma wraca i warto mieć to na względzie.

Platforma zakupowa, jako wsparcie procesu zakupowego

Jeżeli wiemy już, jak działa nasz umysł oraz jak ważna jest polityka zakupowa firmy (regulamin/procedury) to niewątpliwie kluczowe jest wsparcie procesu narzędziem. Gdzie pomocna jest więc platforma? 

Poniżej link do przykładu, gdy kupujemy coś, na czym się nie znamy: 

Jak kupić coś, na czym się nie znam? Co z tą specyfikacją? – BIZNESowa.pl

Platforma może wesprzeć Cię w:

  • sprawnym prowadzeniu procesu zakupowego i włączania w niego poszczególne osoby z organizacji, 
  • transparentności procesu,
  • kontakcie z wykonawcami (baza wykonawców i kojarzenie tego co chcesz kupić a tymi, którzy to mają – CPV – więcej),
  • prowadzeniu RFX (więcej),
  • przyspieszeniu procesu zakupowego (katalogi elektroniczne, akceptacje, odformalizowanie procesu).

Reszta oczywiście zależy od kreatywności osób korzystających. Można odwołać się do omawianych przykładów RFI, RFP i RFQ w artykule, aby pokazać społeczny dowód słuszności. Nawet jak ktoś przychodzi z gotową specyfikacją i zdaniem „Panie kup Pan toto nie oznacza, że bezrefleksyjnie trzeba to kupić. Zalecamy jednak, aby nie robić na złość i kupować czegoś innego, zachęcamy do dialogu z partnerem biznesowym.

Kluczowa jest zmiana roli działu zakupów w dzisiejszym świecie, tak by prowadzić partnera biznesowego, aby wybrał optymalnie, a nie wybierać za niego. Takich efektywnych zakupów Wam życzymy!

Autor: Zespół BIZNESowa

Comments are closed.