Czym jest e-katalog?
E-Katalog to, mówiąc najprościej, wewnątrzfirmowy e-sklep. Dostępne tam materiały wynikają z podpisanej umowy długoterminowej na sukcesywne dostawy. Klient wewnętrzny za nic nie płaci, to kupiec decyduje jaki asortyment lub zakres znajduje się w tym dedykowanym e-sklepie z wynegocjowanymi cenami i warunkami posprzedażowymi.
Upraszczając kupiec decyduje jaki asortyment, kto go dostarcza, jaki maksymalny czas dostawy i po jakiej cenie. Gdy partner biznesowy zgłaszający zamówienie wewnętrzne (zapotrzebowanie) chce wysłać je to system może sprawdzić, czy jest na to budżet, a jeżeli nie to kto powinien się na ten zakup zgodzić w Twojej firmie. Na koniec automat lub dysponent wyśle zamówienie do dostawcy, gdy spełnione będą wszystkie warunki transparentnych i dobrych zakupów jaki ustaliłeś. Grupa zakupów, która najlepiej nadaje się na e-katalog, to zakupy ogólne zwane też zakupami in-direct lub w firmach produkcyjnych zakupami około produkcyjnymi. W firmach ze względu na niski priorytet najczęściej pozostają one niezagospodarowane. Wtedy jednak ta grupa zakupów pochłania bardzo dużo czasu potrzebnego na załatwienie sprawy, zdobycie “podpisów” i złożenie zamówienia. Z analizy ABC wynika, że jest to najczęściej grupa C (czytaj więcej) – stanowi średnio 5% obrotu zakupowego, ale ilościowo 50% zamówień w firmie.
Jak zagospodarować zakupy indirect?
Istnieją 2 sposoby spełnienia tej potrzeby, czyli efektywnych zakupów w grupie C. Możemy stworzyć:
- Kilka e-Katalogów (e-sklepów) na platformie dostawców,
- e-Katalog na platformazakupowa.pl
Zacznijmy omawianie od punktu pierwszego. Ma on kilka zalet, ale jednak zdecydowanie więcej wad. Najważniejszą zaletą jest brak inwestycji w infrastrukturę, gdyż koszt utrzymania systemu leży po stronie dostawcy. Jest to widoczny brak “ceny” za proces. Skupmy się jednak na kosztach, których nie widać. Korzystając z wielu różnych e-sklepów:
- Musimy kontrolować ceny; dostawca może np. zmieniać cennik, gdyż zarządza systemem,
- Działamy w kilku różnych systemach w celu dokonywania zakupów; niemożliwe jest znalezienie e-sklepu, który będzie konkurencyjny w wielu dziedzinach; brak standardu,
- Nasza pracochłonność (a za tym — koszt naszej pracy) jest zdecydowanie większa ze względu na rozproszenie procesu,
- Zmiana dostawcy oznacza zmianę systemu.
Z kolei wadą (choć sam nie uznaję tego za wadę) e-Katalogu może być fakt , że zarządzanie nim jest po stronie Kupca. Jeśli jednak mamy świadomy zespół, który planuje, nie wyobrażam sobie innego rozwiązania.
E-Katalog to jedno miejsce do wszystkich zakupów z wynegocjowanymi cenami, ich kontrolą i opcjonalnie ścieżkami akceptacji, a na końcu zamówienie wyeksportowane do systemu ERP. Teoretycznie wydaje się, że musimy poświęcić więcej czasu na jego stworzenie, ale nie jest to prawdą, gdy bierzemy pod uwagę TCO (z ang. Total Cost of Ownership).
W naszym przypadku to całkowity koszt czas przetworzenia zgłoszenia zakupu, negocjacji, zakupu, akceptacji i przeprocesowania zamówienia, a także późniejszych reklamacji/zwrotów. Jeżeli liczymy te wszystkie czasy to owszem jest bardziej pracochłonnie na wejściu, ale potem możemy optymalizować. Jak? Na przykład poprzez zmniejszenie do minimum liczby akceptacji, zautomatyzowanie wysyłki zamówień oraz kontrolingu, wgranie zamówienia do naszego systemu ERP (łatwiej to zrobić wykorzystując jeden standard zamówień), etc. W całym procesie zyskujemy
Jak rozpoznać zakupy, które powinny być w e-Katalogu?
Jeżeli zastanawiasz się, co nadaje się na e-Katalog, to poniżej lista pytań, które należy sobie zadać, aby ocenić, co nadaje się na e-Katalog:
- Czy Twoje produkty/usługi są powtarzalne?
- Czy Twoje produkty/usługi są kwantyfikowane?
- Czy nie ma ich na liście materiałowej (BOM)?
- Czy Twoi dostawcy posiadają już e-Katalogi własne?
- Czy istnieje duża liczba zamówień od jednego dostawcy?
- Czy występują usługi jak praca tymczasowa, konsulting, marketing i wydatki?
Im więcej odpowiedzi twierdzących tym większy potencjał na e-Katalog w twojej firmie.
Istnieją 3 dziedziny w których katalogi elektroniczne wykorzystywane są najczęściej. Są to:
- materiały biurowe,
- sprzęt elektroniczny,
- narzędzia.
Poza tym e-Katalogi warto również wykorzystać przy następujących dziedzinach:
- opakowania,
- książki,
- publikacje,
- dokumentacja,
- sprzęt laboratoryjny,
- urządzenia ochronne,
- urządzenia,
- chemia,
- marketing i biznes,
- catering,
- drobne usługi remontowe.
Spróbuj!
Całość przedstawia poniższy rysunek, który jest próbą odzwierciedlenia potencjału (wolumenu transakcji) i powtarzalności zakupów. Warto dodać, że każda firma ma te zakupy inaczej rozłożone, a wykres ma pomóc zwizualizować poszczególne kategorie z podziałem na te dwie osie.
E-Katalogi mogą być również pomocne przy świadczeniu różnego rodzaju usług, co może pośrednio zaoszczędzić 80% czasu który tracisz na codzienne czynności.
Poniżej zamieszczamy dziedziny przy których elektroniczne katalogowanie także powinno być rozważone:
- praca tymczasowa,
- prace porządkowe,
- consulting,
- druk,
- usługi marketingowe.
Można więc powiedzieć, że e-Katalog to swoista baza wiedzy. Zalecamy przeprowadzenie analizy w Twojej firmie co się nadaje na e-Katalog, jaki ma wolumen i powtarzalność.
Autor: Mateusz Bartosiewicz