biznesowa - wpis (901 x 560 px) - mniejs (1)

Elektronizacja. Jakie niesie za sobą szanse i zagrożenia?

Era papieru łupanego

Choć mało kto wyobraża sobie dzisiaj pracować bez korzystania ze skrzynki elektronicznej, to jednak nadal w pewnych obszarach pracy zawodowej wielu z nas nie potrafi raz na zawsze pożegnać ery papieru łupanego. W końcu nie ma to jak pielgrzymka po firmie w celu uzyskania wyrażonej odręcznymi podpisami akceptacji jakiegoś arcyważnego dokumentu. Moje podejście do analogowych procesów jest jednoznacznie sceptyczne, jednakże postaram się możliwie obiektywnie spojrzeć na elektronizację w zakupach. Czy poza oczywistymi blaskami, posiada swoje cienie? Niniejszy artykuł traktuje o szansach i zagrożeniach tegoż procesu. Zapraszam do lektury.

Zakupowy trójkąt

Niniejszy artykuł zahacza o tematykę, którą poruszyliśmy w ramach serii “Zakupowy Trójkąt”. 

Zagrożenia

Nie ma co się oszukiwać. Proces elektronizacji — czyli przeniesienie procesu analogowego na elektroniczny — wymaga dużo pracy, zaangażowania czasu i środków. Wymaga również zmiany kultury organizacyjnej, otwartych głów i chęci rozwoju. O ile angaż ludzi (praca) i czas to czynniki, które jesteśmy w stanie „załatwić” pieniądzem, to jednak zmiany organizacyjne potrafią być zdecydowanie trudniejsze, żeby nie mówić niemożliwe. Nie każdy przecież jest nastawiony na rozwój, nie każdy stawia sobie coraz to ambitniejsze cele.

Wielu ceni bezpieczeństwo i stagnację nie wiedząc, że:
1. Kto się nie rozwija, ten stoi w miejscu.
2. Kto stoi w miejscu, de facto się cofa (gdyż konkurencja nie śpi).

Rodzi to parę zagrożeń. Po pierwsze, nie mając odpowiednich ludzi skazujemy się albo na rotację pracowników, albo na spore opory przed przejściem na rozwiązania systemowe. Warto więc poddać pod dyskusję w gronie zespołu co się musi stać by elektronizacja miała szansę powodzenia.

Po drugie, pytanie, czy kierunek zmian w ramach elektronizacji nie jest obarczony błędem. Wtedy nawet mając kapitalny zespół ludzi, proces będzie nieefektywny. Grunt to nie przenosić 1:1 procesów z obiegu papierowego na obieg elektroniczny, gdyż jest to jest z głównych grzechów źle wdrożonych systemów. W efekcie pierwotnie powątpiewający w sens elektronizacji pracownicy, o ile tacy w firmie się utrzymają, zdobędą argument do odwrotu od tego kierunku, co uczyni cały proces kontrskuteczny. Warto mieć na względzie, że elektronizacja nie jest celem samym w sobie — jest jedynie środkiem do celu, jakim jest ułożenie procesów. Kolejnym etapem dojścia do celu najczęściej jest automatyzacja, który jako kamień milowy powinien przyświecać nam od początku wdrażania zmian.

Szanse

Przy założeniu, że elektronizacja przebiegnie poprawnie, otwiera się przed nami furtka do automatyzacji. Uważam, że to najważniejsza szansa całego procesu zmian. Dlaczego? O ile elektronizacja pozwala przede wszystkim poukładać procesy, o tyle automatyzacja optymalizuje, pozwalając zaoszczędzić czas na czynnościach niewnoszących wartości (powtarzalnych).

Dzięki temu zespół może skoncentrować się na ambitnych projektach, w których kluczowa jest współpraca z partnerem wewnętrznym (z wnioskującym lub działem rozwoju), nieszablonowe myślenie (kreatywne) w którym nie wyręczy nas system. Oczywiście zagrożenie, jakie wcześniej wskazałem — czyli ludzie, może również stanowić szansę.

Jeśli obieramy kurs na rozwój, to jest to moment weryfikacji ilu spośród zatrudnionych „płynie razem z nami” w tym samym kierunku. Oczywiście nadmierna rotacja pracowników jest alarmująca (być może u nas coś nie działa?), jednak musimy zrozumieć, że rekrutacja w firmach, które stawiają na rozwój nie powinna się opierać tylko i wyłącznie na twardych danych. Jak to powiedział Wojtek Telenga (oglądaj), jako dyrektor sprzedaży nie zwalniał za brak wyników, tylko za postawę. Wierzę, że w zakupach stawiających na progres jest podobnie.

Jak zwiększyć szanse na sukces?

Reasumując, jakie kroki warto podjąć by elektronizacja miała sens i przebiegała bezboleśnie? Oczywiście warto najpierw ustalić cel zmian. Choć zależy on od organizacji, to są jednak pewne uniwersalne kamienie milowe.

Jednym z nich jest m.in. automatyzacja procesów, a nie ich elektronizacja sama w sobie. Kolejna kwestia to wybór rozwiązania. Wybierając system powinniśmy skupić się na 20% procesów, które generują 80% wartości. To jest tzw. core business, czyli główna domena dla której firma istnieje.  Zmapuj szczegółowo te 20% procesów, które tworzą przewagę Twojej firmy i z tej perspektywy podejmuj działania (czytaj więcej: Jak zarabiać więcej pracując mniej? – BIZNESowa.pl).

Kolejnym etapem będzie stworzenie dokumentacji na potrzeby RFI i w tym kontekście wskazanym jest, by kierować się myśleniem procesowym. Pamiętaj, że funkcjonalności to nie proces! Najczęściej bowiem wysyłamy plik XLS do dostawców systemów, aby zaznaczyli: mam, nie mam, mogę wykonać. Oczywiście rozmawiamy z tymi, którzy odpowiedzieli najwięcej razy „mam”. Nic bardziej mylnego. Gdy już masz te 20% procesów to wyślij RFI, a potem RFP (czytaj więcej). Nie narzucaj, po prostu zapytaj rynek. Zastanów się co dla Ciebie jest ważne w przypadku wyboru tego, a nie innego systemu i dlaczego chcesz elektronizować. Zapytaj też o to, co dla Ciebie ważne — zobacz czy ten system to ma.

Comments are closed.